Copilot, la nuova AI generativa di Microsoft, è progettata per ottimizzare la produttività nelle attività quotidiane svolte con la Suite Microsoft 365. Grazie alla sua intelligenza artificiale avanzata, Copilot offre assistenza e suggerimenti per migliorare l’efficienza e semplificare le operazioni all’interno dell’ecosistema Microsoft.
Microsoft Copilot – Introduzione
Copilot è la nuova AI generativa di Microsoft che mette al centro l’aumento della produttività nei task quotidiani che svolgiamo con la Suite Microsoft 365, l’evoluzione della serie di software per l’ufficio che in passato era nota come “pacchetto Office”.
Microsoft Copilot funziona in modo simile a ChatGPT o qualsiasi altra AI che interpreta il linguaggio naturale, ma con una differenza sostanziale: Copilot è nativamente integrato nella Suite 365 e permette di automatizzare un ampio numero di operazioni. Ad esempio:
- Trascrizione e verbali delle riunioni Microsoft Teams
- Generazione di bozze email e riassunto di threads su Outlook
- Generazione di testi su Word
- Generazione di grafici, statistiche e formule su Excel
- Generazione di presentazioni PowerPoint, già perfettamente formattate
Come usare Microsoft Copilot
Usare Microsoft Copilot è molto facile e immediato, perché l’input si basa sul linguaggio naturale. Copilot è dunque in grado di interpretare ed eseguire compiti che gli vengono impartiti testualmente dall’utente.
Tuttavia, per ottenere il miglior risultato possibile, ci sono delle strategie da tenere a mente nella fase di scrittura dei Prompt. Andiamole a vedere:
- Obiettivo – Cosa vuoi da Copilot?
Il primo passo per scrivere il perfetto prompt per Copilot è impartire un’istruzione chiara, ad esempio: “Voglio una lista di 3 – 5 punti essenziali per prepararmi…”
- Contesto – Perché ti serve e chi è coinvolto?
In questa fase andiamo a spiegare a Copilot perché ci serve il suo aiuto, in modo che possa tarare la risposta nel modo più significativo possibile per l’uso che dobbiamo farne in base al contesto. Inoltre, spiegando a Copilot chi sono gli altri interlocutori, l’AI andrà ad usare informazioni rilevanti per quella specifica Organizzazione o persona. Ad esempio: “… per una riunione imminente con [Cliente], incentrata sul loro stato corrente e su ciò che stanno cercando di ottenere.”
- Aspettative – Come dovrebbe rispondere Copilot?
Indichiamo a Copilot il tono e le modalità con cui dovrebbe rispondere alla richiesta. Proprio come tu risponderesti in modo diverso se dovessi rivolgerti al CEO per un report importante o ad un collega per organizzare una pausa caffè. Esempio: “Rispondi con tono amichevole ma autorevole…”
- Origine – Quali informazioni o esempi vuoi che Copilot usi?
Specifichiamo il set di informazioni a cui Copilot deve fare riferimento. Potrebbe essere un progetto, un topic, le ultime info scambiate con una persona, ecc. Ad esempio: “… e concentrati sulle email e le chat di Teams scambiate con [persone] nelle ultime tre settimane.”
Il prompt finale assomiglierà a questo: “Voglio una lista di 3 – 5 punti essenziali per prepararmi per una riunione imminente con [Cliente], incentrata sul loro stato corrente e su ciò che stanno cercando di ottenere. Rispondi con tono amichevole ma autorevole e concentrati sulle email e le chat di Teams scambiate con [persone] nelle ultime tre settimane.”
Copilot mi conviene davvero?
In breve, la risposta è: dipende.
Copilot è infatti uno strumento grandioso, che può davvero fare la differenza in termini di produttività. Per capire se alla tua azienda conviene implementare Copilot, va fatta un’analisi dei processi interni che vengono svolti e il tempo che impegnano i dipendenti.
Il calcolo da fare è quello del ROI, ovvero del Return on Investment.
Se il costo di Copilot è minore del costo del tempo del personale incaricato di svolgere una certa attività automatizzabile con l’AI, allora la sua implementazione è sicuramente vantaggiosa per l’organizzazione.
Inoltre, non è obbligatorio acquistare Copilot per tutti gli utenti aziendali. Puoi iniziare introducendolo nelle aree che ne traggono maggiori benefici, e valutare in seguito se estenderne l’applicazione.
Devo obbligatoriamente avere Microsoft 365 per usare Copilot?
Per usare Copilot è necessario avere una licenza Microsoft 365 da associare.
Copilot è infatti un add-on disponibile per alcune licenze di M365, nello specifico la Business Standard, la Business Premium, la E3 e la E5.
Questo è un passaggio fondamentale, perché l’assistente di Copilot usa le informazioni presenti nel proprio Tenant 365 per generare le risposte alle richieste dell’utente.
Per questo motivo, Copilot non è disponibile su installazioni di Office On-Prem.
Copilot e la sicurezza dei dati
Copilot nasce per sfruttare al massimo tutti i dati e le informazioni della tua azienda. Ma cosa succede se questi dati non vengono opportunamente gestiti?
Senza un opportuno regolamento dell’accesso ai dati, Copilot potrebbe rispondere alle richieste utilizzando dati che devono restare privati.
Ad esempio, una persona potrebbe chiedere a Copilot la RAL di un collega, i dettagli riservati di un progetto, la lista dei clienti.
È dunque importante, ancora prima di implementare Copilot, applicare delle policy per regolare l’accesso ai dati da parte degli utenti.
Se hai bisogno di aiuto per implementare delle policy di sicurezza e accesso ai dati, i nostri Esperti saranno felici di darti supporto, ti basta cliccare qui e compilare il form.
Conclusione
Microsoft Copilot è di sicuro un’innovazione che rivoluzionerà il nostro modo di lavorare.
La transizione potrà avvenire subito o più tardi, ma l’AI è destinata ad entrare nelle aziende, e lo sta già facendo.
Perché aspettare allora?
Contatta i nostri esperti cliccando qui e scopri come iniziare ad usare Microsoft Copilot nella tua azienda!
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